Mapeamento e otimização de processos: do início ao fim, o caminho para a produtividade

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Mapear os processos da sua organização pode te ajudar a alavancar seu negócio. Entenda o por quê.

Você já parou para pensar que, hoje em dia, é cada vez mais necessário fazer mais e melhor com menos recursos e custos? Pois essa fórmula implica em maior produtividade que, por sua vez, gera maior lucro. Muitas vezes é complicado obter essa resultante sem que todos os colaboradores tenham antes plena convicção de seus objetivos e tarefas que levarão a empresa ao alcance de sua missão. Garantir isso analisando-se sistemicamente a organização em seus recursos físicos, financeiros e humanos é otimizar processos.

Otimizar significa garantir que determinada atividade se dê promovendo o máximo rendimento possível até que hajam cada vez menos perdas e retrabalho.

Entenda por que sua organização opera da forma que opera e desenhe seus processos

O primeiro passo no caminho para tornar sua organização mais eficiente é mapear os processos existentes. A dica é: pergunte-se por que sua empresa opera com os atuais processos. Se o resultado final de um ou mais deles não estiver lhe trazendo produtividade, otimize-o ou substitua-o.

Uma boa ferramenta para iniciar o mapeamento são os fluxogramas, que permitem a visualização dos processos do início ao fim. Através deles, atribua os responsáveis por cada atividade e identifique fornecedores envolvidos. O resultado final permitirá que você conheça e desenhe as atividades finalísticas que geram valor a seus stakeholders.

Promova sempre a padronização de seus processos e a melhoria contínua

Um dos principais intuitos do mapeamento é que haja um padrão instrutivo aos executores do processo finalístico, garantindo a gestão do conhecimento e clareza na determinação de tarefas. Além disso, é imprescindível manter a constância no mapeamento, em busca da melhoria contínua. Manter processos em dia implica em estar atento com as práticas da empresa e também do mercado, o que implica em inovação e conhecimento, alguns dos principais pilares de uma gestão de qualidade.

Com os processos mapeados, gargalos bem definidos, suas causas plenamente conhecidas, é hora de executar as correções. Fundamente-as em técnicas que permitam a melhoria contínua, como o ciclo PDCA e o Poka Yoke e não deixe de atualizar os processos otimizados em seu mapeamento.

Comunicação: uma das maiores chaves para a máxima produtividade

Por fim, garanta que em sua a empresa, a comunicação entre todos os setores seja constante e efetiva. Garanta-a com a padronização constante de processos, elabore manuais para que o conhecimento seja mais facilmente assimilado e promova a cultura do diálogo em sua empresa.  Com todos os colaboradores trabalhando em sinergia e completamente cientes de seu papel e importância em sua empresa, é possível que a eficiência e a agilidade imperem e que menos erros aconteçam ao longo do tempo. Consequentemente, você verá os processos transcorrendo com fluidez e lhe entregando resultados cada vez mais produtivos.

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