Produtividade: como garantí-la durate a pandemia?

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O novo Corona Vírus, provocou um cenário nunca antes visto pela humanidade, em que países se encontram em isolamento social. E essa circunstância demanda maior utilização de Home Office para trabalhar. Porém, grande parte dos brasileiros não estavam habituados a esse modelo, assim como muitas empresas não possuem uma estrutura voltada para isso, o que inicialmente já gera um grande impacto na produtividade.

Assim, esse despreparo acaba gerando desorganização e, por consequência, prejudicando os resultados dos funcionários. Distrações domésticas, necessidade de maior disciplina e dificuldade de manter a comunicação entre a equipe, são alguns dos possíveis fatores que podem prejudicar a desenvoltura do trabalho em casa. E para tentar minimizar esses problemas, serão feitas observações acerca de quais medidas a organização deve necessariamente adotar durante o trabalho em regime remoto.

Comunicação

A comunicação interna de uma empresa é fundamental. Pois é através dela que será possível trazer orientações para o andamento do trabalho ao longo de toda a pandemia. Dessa maneira, os diversos setores devem ter uma comunicação clara e objetiva com todos os colaboradores, como forma de incentiva a empatia entre as pessoas e, buscar garantir o alinhamento entre as equipes.

Essa empatia por sua vez, faz com que os colaboradores se sintam valorizados e não percam a proximidade uns com os outros, impactante diretamente na produtividade.  E, assim como mostra o estudo feito pela Forbes, garantir o sentimento de felicidade e proximidade dos funcionários durante o trabalho, pode alavancar em até 20% sua produtividade.

Como manter essa comunicação?

Para conseguir se manter atualizado, e garantir o alinhamento entre as equipes e setores de toda a empresa, existem diversas ferramentas para te auxiliar nesse processo. Sendo que, essas ferramentas por sua vez, são altamente confiáveis e utilizadas até mesmo por empresas como Apple, Twitter e Google. E sendo a maioria delas acessíveis e gratuitas, nada impede que ela seja utilizada por empresas de micro, pequeno e médio porte. Assim, dentre essas plataformas podemos citar:

  • ZOOM
  • Google Meets
  • Slack
  • DingTalk,
  • WeChat Work,
  • Google Hangouts
  • BlueJeans
  • Pipefy: Auxilia bastante no processo de manutenção da organização e do andamento da empresa. Essa ferramenta faz isso através da organização, atribuição e acompanhamento das tarefas que são selecionadas e aplicadas a cada membro da empresa.

Orientações para exercer uma gestão eficiente e garantir a produtividade

  Para que a utilização dessas plataformas seja feita de maneira efetiva, é necessário que hajam reuniões regulares entre todos os integrantes da empresa. Pois, diferente do trabalho presencial, em que há maior oportunidade de comunicação e interação, o isolamento social demanda maior frequência de reuniões virtuais, para manter a união dos colaboradores.

Nesses encontros online, é importante que sejam expostas informações sobre cada setor, para que assim, todos estejam atualizados sobre o andamento da empresa. Dessa maneira é preciso coordenar adequadamente como se dará as reuniões, por meio da elaboração de uma pauta e de quais serão os temas tratados em cada encontro virtual.

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Além das reuniões gerais que envolvem todos os integrantes da empresa, encontros virtuais entre os membros de cada setor também são essenciais. Dessa maneira, é possível manter o contato entre os membros das equipes, e combinar da melhor maneira quais serão as tarefas de cada setor.

Além disso, esses encontros de alinhamento devem ocorrer com bastante frequência, para que sempre sejam comunicados as estratégias e mudanças que serão feitas pela empresa e para os setores. A partir desse direcionamento, menor será o tempo de ociosidade dos colaboradores, assim como as dúvidas sobre o que fazer e como agir, além de permitir um maior alinhamento, e evitando perda de produtividade.

Maior autonomia pode ser sinônimo de maior produtividade

Ao contrário do que muitos pensam, durante o trabalho em regime remoto não é indicado controlar rigidamente cada funcionário. Isso pois, a estrutura organizacional da empresa, passa a ser drasticamente alterada par se conseguir adequar ao momento. Dessa maneira, sugere-se flexibilizar o horário de trabalho, para que cada um possua autonomia para se organizar e escolher quando trabalhar.

Nesse sentido, o papel da organização deve ser de auxiliar no processo de criação e atribuição das tarefas que cada setor deve desempenhar. Porém, é interessante que os horários pessoais possam ser flexíveis e adequados de acordo com as mudanças de rotina de cada funcionário.

Sendo assim, a medição da produtividade dos colaboradores, passa a ser um fator que necessariamente deve ser medido a partir dos resultados que ele obteve, e da qualidade e execução das tarefas em um prazo determinado, e não mais pela quantidade de horas que ela passa a produzir.

A partir disso, a concessão dessa autonomia, acaba por fortalecer os laços entre a empresa e seus colaboradores. Uma vez que os funcionários sentem que a empresa confia neles, e que são capazes de assumir responsabilidades. Essa autonomia também representa uma grande oportunidade para os próprios funcionários desenvolverem aspectos que os ajudem no crescimento profissional e pessoal. E é justamente esse fator que representa segundo o fundador do Great Palace To Work:

‘Um elemento fundamental para a formação de um ambiente de trabalho agradável é a confiança entre a empresa e seu colaborador.’

Robert Levering

Portanto, não deixe seus colaboradores de lado. Conceda a atenção que eles merecem e, acima de tudo busque manter a equipe unida mesmo a distância. Isso é de extrema importância tanto para que seja possível de se manter um nível de produtividade, e para que a identidade da sua empresa não seja perdida. É preciso sempre lembrar que são seus colaboradores que mantém a sua organização funcionando.

Texto escrito pro Bruno Viotti, Consultor de Projetos da PUC Consultoria Jr.

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